Slik automatiserer du kvitteringer

Utfordringen

Kvitteringer kommer inn som mobilbilder, e-postvedlegg og PDF-er. Økonomiavdelingen må registrere de samme opplysningene manuelt, samtidig som manglende vedlegg og feil konto skaper ekstra kontrollarbeid og forsinker avstemmingen.

Slik kommer dere i gang

1. 1

   Kartlegg dagens bilag

   Samle eksempler på vanlige kvitteringer, avklar hvem som leverer dem og bestem hvilke opplysninger som må hentes ut. Knytt kategorier til kontoplanen og beskriv hva som skal skje når informasjon mangler eller er uklar.

2. 2

   Bygg og test flyten

   Koble innboksen eller utleggsappen til Make eller Zapier. La ChatGPT strukturere teksten fra bilaget, og test forslagene mot kjente kvitteringer før dere sender noe videre til regnskapssystemet.

3. 3

   Godkjenn før bokføring

   La en økonomimedarbeider kontrollere beløp, merverdiavgift, leverandør og konto før bokføring eller betaling. Mennesket skal rette feil, håndtere unntak og følge opp bilag som ikke kan tolkes sikkert.

Slik ser det ut i praksis

Et konsulenthus reduserte feilen i utgiftsføring med 60 prosent og ga regnskapsføreren plass til å bruke kompetansen sin på rådgivning. Dette er et illustrativt eksempel, og en ansvarlig medarbeider må kontrollere grunnlaget og resultatet før det brukes videre i praksis.

Verktøy

Make og Zapier kan koble e-post, utleggsapper og regnskapssystemer uten at hele flyten må bygges fra bunnen. ChatGPT kan hjelpe med å trekke ut og strukturere tekst fra bilag og vedlegg. Verktøyene erstatter ikke regnskapssystemets regler eller den menneskelige godkjenningen, og må settes opp med begrensede tilganger, tydelige feilmeldinger og sporbar behandling av hvert bilag.

Fallgruver å unngå

• Utydelige bilder, utenlandske formater og håndskrift kan gi feil tolkning. Sørg for en enkel rutine for å be om nytt bilag eller sende saken til manuell behandling.
• Et kontoforslag er ikke en regnskapsfaglig vurdering. Kontroller merverdiavgift, representasjon og fradrag før bokføring, særlig når dokumentasjonen er knapp.
• Ikke gi en ekstern tjeneste bredere tilgang til regnskapsdata enn nødvendig. Avklar databehandleravtale, tilgangsstyring og hvor bilagene lagres. Det må også være mulig å spore hvem som har godkjent hvert forslag.