Bruk tiden på innholdet, ikke på slides

Utfordringen

Presentasjoner blir ofte bygget fra blanke slides under tidspress. Da går tiden til layout og formatering i stedet for rekkefølge, bevis og tilpasning til dem som faktisk skal høre presentasjonen, og avsenderen får for lite tid til å forberede samtalen.

Slik kommer dere i gang

1. 1

   Avklar mål og mottaker

   Skriv ned hva deltakerne skal forstå, diskutere eller beslutte når møtet er over. Velg kildene som kan brukes, og samle tall, sitater og figurer som må være korrekte. Avklar også hva som må besvares muntlig.

2. 2

   Lag et redigerbart utkast

   Gi verktøyet en kort disposisjon, den godkjente malen og ønsket lengde. Be om én påstand per slide, forslag til mellomtitler og tydelige steder der dere selv må legge inn dokumentasjon.

3. 3

   Prøv gjennom og godkjenn

   Presentatøren leser alle slides høyt, fjerner overflødig tekst og sjekker kildene mot originalmaterialet. Menneskelig gjennomgang og kontroll avgjør endelig innhold, rekkefølge og hvilke påstander som vises i møtet.

Slik ser det ut i praksis

En avdeling skal legge fram et nytt forslag for ledelsen. Den bruker en godkjent mal og en kort disposisjon til å lage et utkast. Fagansvarlig erstatter generelle formuleringer med egne funn, legger ved kilder og øver på spørsmål som kan komme fra deltakerne.

Verktøy

Gamma og Pitch kan gjøre en disposisjon om til redigerbare slides med forslag til struktur, typografi og bildeplassering. De passer når dere vil starte med en ryddig presentasjonsform fremfor en tom fil og deretter arbeide videre i eget tempo. Verktøyene kjenner ikke saken, publikum eller kildegrunnlaget godt nok til å ferdigstille presentasjonen alene.

Fallgruver å unngå

• Automatisk layout kan gi slides med for mye tekst, dekorative bilder eller en rekkefølge som skjuler hovedpoenget. Se etter hva publikum faktisk trenger å vite, og la hvert visuelt element ha en tydelig oppgave.
• En presentasjon kan virke ferdig før fakta, sitater og beregninger er kontrollert. Sammenlign med kildene, test den muntlig og avklar hvem som svarer når det kommer spørsmål som ikke står på slidene.