Skriv tilbudet i kundens ord

Utfordringen

Tilbud skrives ofte fra bunnen av under tidspress. Da blir kundens behov borte i interne tjenestenavn, og viktige forbehold, priser eller leveransepunkter kan få ulik behandling.

Slik kommer dere i gang

1. 1

   Lag en trygg tilbudsmal

   Samle godkjente avsnitt for behov, løsning, leveranse, forbehold og neste steg. Marker felter som alltid må fylles av selgeren, særlig pris, garanti, kapasitet og juridiske formuleringer.

2. 2

   Gi AI riktig grunnlag

   Legg inn ryddige møtenotater, kundens uttrykk og den valgte strukturen. Be om et utkast som skiller fakta fra antakelser, og som ikke finner på funksjoner, avtaler eller referanser.

3. 3

   Godkjenn tilbudet manuelt

   Ansvarlig selger går gjennom hvert løfte mot møtenotater og leveranse. Mennesket bestemmer språk, pris og vilkår, innhenter nødvendige godkjenninger og sender først når tilbudet er korrekt. Be gjerne en kollega lese med når tilbudet er komplekst eller nytt.

Slik ser det ut i praksis

Et konsulenthus produserte tilbud som speilet ordene fra behovsmøtet med kunden, og vinnerraten økte med 12 prosentpoeng. Dette er et illustrativt eksempel, og en ansvarlig medarbeider må kontrollere grunnlaget og resultatet før det brukes videre i praksis.

Verktøy

Claude og ChatGPT kan bearbeide møtenotater og følge en fast tilbudsstruktur. De er nyttige for å sammenligne språk fra kunden med godkjente tekstblokker og lage utkast. Ingen av verktøyene kjenner avtalen deres uten et kontrollert grunnlag, derfor må selgeren kvalitetssikre innholdet. De bør brukes med faste maler og avgrensede instrukser hver gang.

Fallgruver å unngå

• Ikke legg inn konfidensielle møtenotater uten å ha avklart databehandling og tilgang. Bruk bare verktøy og kontoer som virksomheten har godkjent.
• Et velskrevet utkast kan skjule feil premisser. Kontroller at løsning, leveranse, pris og forbehold faktisk er avtalt før utsending. Involver leveranseteamet når utkastet beskriver noe som krever intern bekreftelse.
• En mal kan gjøre at teksten høres lik ut i alle tilbud. Les den høyt, og erstatt generelle setninger med konkrete, bekreftede beskrivelser av kundens situasjon.