Skriv pressemeldingen på en time

Utfordringen

En presserunde krever presise tekster på kort varsel, men fakta, sitater og godkjenninger kommer ofte fra flere personer. Uten en fast struktur blir førsteutkastet sent klart og vanskelig å kvalitetssikre.

Slik kommer dere i gang

1. 1

   Samle og avgrens fakta

   Lag et kort grunnlag med hva som har skjedd, hvem som uttaler seg, hva som kan bekreftes og hvilke spørsmål dere ikke kan besvare ennå. Velg én nyhetsvinkel og merk alle sitater som må godkjennes av personen som er sitert.

2. 2

   Be om et strukturert utkast

   Gi språkmodellen grunnlaget og en pressemeldingsmal. Be om overskrift, ingress, brødtekst, sitater og kontaktinformasjon, uten å fylle inn manglende fakta. Sammenlign utkastet med kildene og skriv om formuleringer som blir for bastante eller uklare.

3. 3

   Godkjenn før utsending

   En ansvarlig redaktør eller talsperson skal kontrollere fakta, sitater, tone og tidspunkt før utsending. Mennesket avgjør hva som publiseres, og oppdaterer teksten dersom ny informasjon endrer saken.

Slik ser det ut i praksis

En virksomhet samlet bekreftede opplysninger og sitater etter en hendelse. Språkmodellen satte dem inn i en fast mal for pressemelding. Kommunikasjonsansvarlig avklarte formuleringene med fagpersoner og talsperson før teksten ble sendt ut. Den ferdige meldingen ble deretter publisert i virksomhetens egne kanaler.

Verktøy

Claude og ChatGPT kan strukturere et faktagrunnlag, foreslå overskrifter og skrive i en avtalt tone. Begge egner seg til førsteutkast og variasjoner til egne kanaler. De kjenner ikke virksomhetens faktiske situasjon, derfor må dere gi dem kilder og behandle svaret som et redigerbart utkast.

Fallgruver å unngå

• Modellen kan fylle hull i underlaget med antakelser eller formulere usikre opplysninger som sikre. Gi bare verifiserte fakta, og merk det som fortsatt er uavklart.
• Sitater kan høres troverdige ut uten å være sagt av talspersonen. La alltid den som siteres, eller ansvarlig kommunikasjonsleder, godkjenne ordlyden før publisering.
• En standardmal kan gi samme tone i alle saker. Tilpass vinkel, alvor og kontaktinformasjon til situasjonen, særlig når saken berører mennesker eller sikkerhet.