Vurder alle søkerne like grundig

Utfordringen

Når mange søker på samme rolle, kan søknader bli lest i ulik rekkefølge og med ulik grundighet. Uten faste kriterier er det vanskelig å sammenligne kandidater saklig og dokumentere hvorfor noen går videre.

Slik kommer dere i gang

1. 1

   Avklar kriterier og rammer

   Lag en vurderingsmatrise. Den bør skille mellom krav, relevant erfaring og forhold som skal vurderes i intervju. Avklar hvilke data som kan behandles, hvor de lagres og hvem som får tilgang. Ikke bruk personopplysninger som ikke er relevante for rollen.

2. 2

   Be om en sporbar oversikt

   La verktøyet oppsummere søknadene opp mot matrisen og vise til tekst i søknaden. Be det markere manglende informasjon i stedet for å gjette. Test oppsettet på et utvalg for å se om oppsummeringene er saklige.

3. 3

   La HR ta beslutningen

   HR og rekrutterende leder gjør menneskelig kontroll av grunnlaget for hver kandidat. De kontrollerer skjevheter, vurderer helheten og tar beslutningen. Dokumenter bruken av verktøyet, og gi kandidaten informasjon når regelverket krever det.

Slik ser det ut i praksis

Et rekrutteringsteam fikk dyp kvalitativ vurdering av hver kandidat fra 5 til 22 minutter per person uten å bruke større total ressurs. Dette er et illustrativt eksempel, og en ansvarlig medarbeider må kontrollere grunnlaget og resultatet før det brukes videre i praksis.

Verktøy

Claude, ChatGPT og NotebookLM kan lese dokumenter, sammenfatte tekst og strukturere informasjon etter en vurderingsmatrise. NotebookLM er nyttig når teamet arbeider med et avgrenset dokumentsett. Valget må vurderes mot databehandleravtale, tilgangskontroll, sletterutiner og hvor kandidatdata behandles og lagres i deres løsning.

Fallgruver å unngå

• Hvis kriteriene er uklare eller bygger på tidligere magefølelse, kan AI gjenta den samme skjevheten i oppsummeringen. Avklar kriteriene før dokumentene deles.
• En rangering kan se mer sikker ut enn den er. Be om begrunnelser med henvisning til kildeteksten, og les originalen når noe er uklart.
• Kandidatdata er personopplysninger. Ikke last opp søknader før dere har avklart behandlingsgrunnlag, tilgang, lagring og sletting med riktig ansvarlig.