Få styrepapirene ferdige uten helgejobbing

Utfordringen

Styrepapirer krever at lederen samler økonomi, risiko, fremdrift og beslutningspunkter fra mange kilder, ofte sent i prosessen. Det gir lite tid til å vurdere hva styret faktisk trenger å ta stilling til før møtet.

Slik kommer dere i gang

1. 1

   Samle underlaget

   Avklar hvilke rapporter, tidligere vedtak og nøkkeltall som skal inngå. Legg bare godkjente dokumenter i et kontrollert arbeidsområde, og lag en fast disposisjon for styrenotatet. Angi periode, sakseier og hvilke tall som er endelige.

2. 2

   Be om et strukturert utkast

   Gi verktøyet disposisjonen og be det trekke ut saker, bakgrunn, alternativer og spørsmål. Be om kildehenvisning ved hvert viktig punkt, slik at påstander kan spores tilbake. La ufullstendige områder stå som åpne spørsmål.

3. 3

   Vurder og godkjenn

   Lederen og relevante fagpersoner kontrollerer fakta, vurderinger og fortrolige opplysninger. Mennesker skriver konklusjonene og godkjenner hele styrenotatet før det deles med styret. Styresekretær kontrollerer også vedlegg og saksrekkefølge.

Slik ser det ut i praksis

En leder samler månedsrapport, prosjektstatus og referat fra forrige møte i samme arbeidsområde. AI foreslår en saksliste og peker på temaer som mangler beslutning. Lederen går gjennom kildene, skriver anbefalingen, avklarer usikre punkter med fagansvarlig og sender et ferdigstilt notat til styret.

Verktøy

Claude Cowork kan brukes til å arbeide med dokumenter i en avgrenset oppgaveflyt. Claude og ChatGPT egner seg til å sortere tekst, foreslå struktur og stille oppklarende spørsmål. Valget bør styres av krav til databehandling, tilgang og hvor styredokumentene kan ligge, samt behovet for revisjonsspor og samarbeid.

Fallgruver å unngå

• Et utkast kan gi inntrykk av at alle relevante forhold er med, selv når et vedlegg mangler eller en kilde er utdatert. Bruk derfor en fast kontrolliste før saken ferdigstilles, og kontroller at alle saksansvarlige har levert underlag.
• Styrepapirer kan inneholde fortrolig informasjon. Ikke last opp dokumenter i et verktøy uten avklart databehandleravtale, tilgangsstyring og regler for lagring. Vurder også hvilke medlemmer som skal ha tilgang til arbeidsversjoner.